檔案系統實現了在檔案收集整理、移交歸檔、檔案利用、檔案保存、檔案銷毀等檔案全生命周期中對檔案進行有效的系統化管理，提高了檔案管理工作的效率和管理水平。

支持對用戶文書檔案、業務檔案、會計檔案、人事檔案等進行全門類的收集，除了從業務系統接收歸檔業務檔案外，還可以與協同辦公系統、ERP財務系統對接收集歸檔文書檔案、會計檔案等。除此之外，還支持手動添加檔案，保證檔案收集工作的完整性。

檔案系統的交互設計是以用戶為核心的交互設計理念，能夠更好的幫助用戶使用系統，人機交互簡單，能夠幫助用戶快速完成檔案管理功能。

幫助用戶實現電子檔案的管理，原本需要收集歸檔的復印件、打印件等不在需要進行打印歸檔，既提高了工作效率，同時實現了無紙化的辦公，極大的節省了一部分檔案庫房空間，減少庫房投入和管理成本。

檔案系統的設計參照了《機關檔案管理規范》、《GB29194-2012 電子文件管理系統通用功能要求》、《GBT18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《數字檔案室建設指南》等相關國家檔案管理規范，全面符合國家相關檔案管理規定。

檔案系統使用了權限管理，工作流，登錄認證，日志管理，備份管理等多種安全管理方式用于保障檔案數據的安全。

產品提供了數字檔案的收集整理、移交歸檔、檔案利用、檔案保存、檔案處置鑒定，檔案開放利用鑒定，檔案銷毀，檔案移交等功能，為檔案全生命周期提供系統化的功能管理，提高了檔案管理工作的效率和管理水平。

針對用戶不同的門類檔案的管理需求，系統提供了數據標準定義的功能，同時支持多渠道、多門類收集，通過系統對接，自動接收；對加工成果進行批量掛接，支持EB級海量非結構化數據處理；支持檔案補錄，能夠實現零散材料的收集、整理、歸檔；支持對接收單進行在線打印。

通過構建完整、多維度的檔案元數據，能夠準確的描述檔案，實現多門類的檔案歸檔能力。能夠為檔案的利用，提供支撐能力，包括：檔案分類、檔案統計、檔案檢索等場景。

2. 數據格式轉換 針對歸檔的數據，有些數據可以利用率不高，此時用戶可以通過數據格式轉換將數據的格式轉化為統一的標準格式進行管理，其中系統支持將doc/pdf等文件統一轉成OFD格式文件進行保存，用戶可以將轉換后的數字檔案進行刻盤并實現長期保存。

檔案借閱功能支持電子借閱和實體借閱兩種類型的借閱方式，電子借閱僅借閱檔案的電子文件，實體借閱可將檔案的實體借出。支持借閱的申請、審批、借出、催還等功能通過構建完整、多維度的檔案元數據，能夠準確的描述檔案，實現多門類的檔案歸檔能力。能夠為檔案的利用，提供支撐能力，包括：檔案分類、檔案統計、檔案檢索等場景。

5. 檔案移交 檔案移交是指組織按照國家規定把檔案交給同級國家綜合檔案館保存的過程。會計檔案移交與檔案館檔案接收是同一項工作的兩個方面，需要雙方協調配合完成。對于電子檔案，系統提供在線和離線兩種移交方式，并且對于兩種載體的檔案移交過程，都配置了移交單的創建和審批功能，能夠對移交業務進行數據留存，保證移交工作的完整性。

可以基于知識庫，構建業務知識模型（比如專業領域知識圖譜、項目知識圖譜、服務知識圖譜）。還可以根據業務對象、屬性和關系給予精準搜索知識點、關聯知識和文檔推薦。

系統提供了檔案的四性檢測功能，從檔案的歸檔到移交均可以對檔案真實性，完整性，安全性，可靠性進行檢測，保證數字檔案接收和移交的數據有效性。系統針對不同的檔案門類提供驗證配置頁面，可以根據用戶不同的需求針對檔案的檢測規則進行配置，使得檔案的四性檢測可以靈活配置以適配用戶不同的需求。

構建檔案全生命周期合規管理流程，做到合規性審批和精細權限管理，保證檔案數據真實、完整、可用、安全，規避重要檔案數據遺漏、泄露、篡改等法律風險，為事件追溯缺提供有力證據。

建設數字檔案管理系統，推動檔案工作轉型升級，實現檔案管理信息化，助力組織數字化轉型。

通過信息技術手段，將檔案管理業務流程固化在數字檔案管理系統中，實現檔案工作信息化，進而提高檔案收、管、存、用工作效率，實現檔案的高效管理。

通過數字檔案室建設實現多系統、多類型、多格式的文件統一收集，打破原有各個系統煙囪式架構模型，實現數據集中管理，集中運維。